24/08/2015
Để tránh mắc phải những lỗi nhỏ mà gây ra ấn tượng không tốt về lâu dài thì trước hết phải lưu ý khi giao tiếp. Ngoài ra các bạn cũng nên nắm được những mẫu hội thoại đơn giản và căn bản.
Trước hết lưu ý về cách xưng hô.
1. Về mình, phải xưng hô là わたし、わたくしmà không được xưng là おれ、ぼく、あたし（Nếu xưng là chúng tôi thì phải dùng わたしども）
2. Tại công ty thường gọi bằng họ + chức vụ(đối với người Nhật. Ví dụ: Matsumoto manager) và gọi tên +chức vụ(đối với người Việt. Ví dụ: Thanh leader).Ngoài ra đối với khách hàng, nhiều khi sẽ là tên + 様 (sama) , hoặc là tên + 殿 (dono).
3. Đối với người không giữ chức vụ thì gọi bằng ～+さん(～くんđối với con trai ít tuổi hơn) <tụi hay="" i="" n="" nh="" p="" to="" u="">
4. Khi xưng hô về công ty mình thì dùng: 当社(とうしゃ)、わが社、nếu gọi công ty bạn thì dùng そちら様、こちら様、御社(おんしゃ) .
5. Tuyệt đối không được gắn chữさんvào chức danh, điều đó biểu thị sự thất lễ.
Lưu ý khi giao tiếp điện thoại.
1. Khi chuông điện thoại reo, cần nhấc ống nghe ngay.
2. Nhấc ống nghe lên phải nói ngay tên công ty hoặc tên phòng ban.
3. Xác nhận người đầu dây bên kia khi họ chưa xưng tên, xác nhận lại tên và chức vụ khi họ đã xưng tên.
4. Nghe nội dung cuộc điên thoại, xác nhận những thông tin cần thiết như: họ tên, chức danh….để làm yên lòng phía đầu dây bên kia.(Nếu được nhờ nhắn lại phải ghi chép cẩn thận và truyền đạt một cách chính xác, không được quên hoặc cố tình quên). Nếu việc quan trọng thì phải tìm cách liên lạc ngay.
5. Tuyệt đối không được để phía bên kia chờ lâu.
6. Nghiêm cấm dùng điện thoại của công ty vào việc riêng, ngay cả ngoài giờ.
7. Khi người được yêu cầu gặp đang có việc quan trọng (chẳng hạn như tiếp khách) thì không nên gọi người đó mà hỏi kỹ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gọi rồi hẹn giờ liên lạc lại. Sau đó thông báo lại cho người kia biết khi họ đã xong việc.
例 1: Bối cảnh là ở công ty Smile. Đây là 1 hội thoại đơn giản khi người A nhận điện thoại từ người B gọi đến công ty để tìm 1 người tên C. Lúc đó người C đang nghe 1 cuộc điện thoại khác và cũng sắp xong.
A: はい。SmileテクノB3でございます 。 (Hai. Smile techno B3 de gozaimasu)
B: わたし、JPNテクノのBと申 し ます。(Watashi, JPN techno no B to moushimasu)
いつもお世話になっております 。((itsumo osewa ni natte orimasu)
A: JPNテクノのB さんでいらっしゃいますね。(JPN techno no B san de irasshaimasune.)
いつも お 世話になっております。(itsumo osewa ni natte orimasu)
B: 恐れ入りますがCさん い らっしゃいますか。(Osore hairimasu ga, C san irasshaimasuka)
A: 申し訳ございません。(Moushiwake gozaimasen)
C さんはた だ いま、他の電話に出ておりますが、( C san wa tadaima hoka no denwa ni dete orimasu ga)
ま もなく終わると思いますので、この ま まお待ち頂けましょうか。(mamonaku owaru to omoimasu node, konomama omachi itadakemashou ka)
B: そうですか。(Sou desu ka)
それでは、このままお待たせ頂 き ま す。(Sore dewa konomama omatase itadakimasu)
** (A san đưa điện thoại cho C san) **
C: 大変お待たせ致しました。C です。 (Taihen omatase itashimashita. C desu)
B: あ、C さん。先日はどうも有難う ご ざいました。。。。。(a, C san. senjitsu wa doumo arigatou gozaimashita)
Tạm dịch nghĩa tiếng Việt
A: Xin chào, đây là bộ phận B3 của công ty Smiles.
B: Tôi là B của công ty JPN. Lúc nào quý công ty cũng giúp đỡ chúng tôi.
A: Anh B của công ty JPN nhỉ. Phía chúng tôi cũng luôn nhận được sự quan tâm của JPN.
B: Xin lỗi, cho tôi hỏi ông C có ở đấy không?
A: Xin lỗi anh, bây giờ ông C đang nói chuyện điện thoại, nhưng tôi nghĩ cũng sắp xong rồi, anh chờ máy luôn nhé?
B: Vậy à. Nếu thế thì cứ để tôi chờ máy luôn vậy.
例2: Bối cảnh là ở công ty Smile. Đây là 1 hội thoại đơn giản khi người A nhận điện thoại từ người B gọi đến công ty để tìm 1 người tên C.
Lúc đó người C không có ở chỗ ngồi. Và người A có nói rằng sẽ nhắn người C gọi lại cho người B. Người B đồng ý và đọc số điện thoại để người A ghi lại.
A: はい。Smile テクノでございます。 (Hai. Smile techno de gozaimasu)
B: わたし、JPN テクノのBと申します。いつもお世話 に なっております。C さんお願い致します。
(Watashi, JPN techno no B to moushimasu. itsumo osewa ni natte orimasu. C san onegai itashimasu)
A: C さんは、あいにく席を外しておりま す 。 まもなく戻ると思いますので、戻 り ましたら、こちらから折り返し、お 電 話差し上げるようにいたしましょ う か。
(C san wa, ainiku seki wo hazushite orimasu. Mamonaku modoru to omoimasu node, modorimashitara kochira kara orikaeshi, odenwa sashiageru youni itashimashou ka)
B: それでは、お手数ですがそのよう にお願い致します。(Soredewa o tesuu desuga sono youni onegai itashimasu)
A: かしこまりました。JPNテクノのB さ んでございますね。念のため、お電 話 番号を伺い致します。
(Kashikomarimashita. JPN techno Bsan de gozaimasu ne. Nennotame, odenwa bangou wo ukagai itashimasu)
B: はい。私の電話番号は～です。(Hai. Watashi no denwa bangou wa ～desu)
A: はい。～ですね。失礼します。 (Hai. ～desune. Shitsurei shimasu)
Tạm dịch tiếng Việt
A: Vâng, chúng tôi là công ty Smile.
B: Tôi là B của công ty JPN. Lúc nào cũng nhận được sự giúp đỡ từ công ty các anh. Cho tôi hỏi có ông C ở đó không?
A: Rất tiếc bây giờ ông C không có ở chỗ. Tôi nghĩ có lẽ ông ấy cũng sắp quay lại rồi. Sau khi ông ấy về chỗ, tôi sẽ nhắn ông ấy gọi lại cho anh có được không?
B: Vậy thì làm phiền anh nhắn như vậy giúp tôi.
A: Tôi hiểu rồi. Anh B của công ty JPN phải không. Để chắc chắn, anh cho tôi số điện thoại đi.
B: Vâng, số điện thoại của tôi là ~
A: Vâng. Số ~ nhỉ. Tôi xin phép ngắt máy.
例3: Bối cảnh là ở công ty Smile. Đây là 1 hội thoại đơn giản khi người A nhận điện thoại từ người B gọi đến công ty để tìm 1 người tên C. Lúc đó người C đang đi họp. Và người B có nhờ nhắn với người C là gọi lại cho anh ta.
A: はい。Smileテクノでございます。
Hai. Smile Techno de gozaimasu.
B: わたし、JPN テクノのBと申します。 いつもお世話になっております。恐 れ 入りますが、Cさんいらっしゃいます で しょうか。
Watashi, JPN techno no B to moushimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. Osore hairimasuga C san irasshaimasu deshou ka.
A: あいにくでございますが、Cさん は ただいま会議しておりまして戻る予 定 は１１時になっております。いかが 致 しましょうか。
Ainiku de gozaimasu ga, C san wa tadaima kaigi shite orimashite modoru yotei wa 11ji ni natte orimasu. Ikaga itashimashou ka.
B: それでは、お戻りになりましたら 、お電話下さるようにお伝えお願い し ます。ねんのため、電話番号を申し 上 げます。
Sore dewa, o modori ni narimashitara, o denwa kudasaru you ni o tsutae onegaishimasu. Nen no tame denwa bangou wo moushiagemasu.
A: 宜しくお願いいたします。
Yoroshiku onegai itashimasu.
B: ０３－３３６８－６３８１のB で す。
０３－３３６８－６３８１ no B desu.
A: 繰り返させていただきます。電話 番号が０３－３３６８－６３８１のB さ んでいらっしゃいますね。
Kurikaesasete itadakimasu. denwa bangou ga ０３－３３６８－６３８１ no Bsan de irasshaimasu ne.
B: はい、そうです。
Hai, sou desu.
A: 確かにCさんに申し伝えます。
Tashika ni C san ni moushi tsutaemasu.
B: 宜しくお願いいたします。
Yoroshiku onegai itashimasu.
A: かしこまりました。
Kashikomarimashita.
B: では、失礼致します。
Dewa, shitsurei itashimasu.
A: ごめんください。
Gomen kudasai.
Tạm dịch nghĩa tiếng Việt như sau
A: Xin chào, chúng tôi là công ty Smile.
B: Tôi là B của công ty JPN. Lúc nào quý công ty cũng giúp đỡ chúng tôi. Xin lỗi có ông C ở đó không vậy?
A: Thật đáng tiếc là bây giờ ông C đang đi họp, dự tính khoảng 11 giờ sẽ quay lại. Tôi có thể giúp gì được cho anh.
B: Nếu vậy thì khi nào ông C về, nhờ anh nhắn ông ấy gọi lại cho tôi. Để chắc chắn tôi sẽ cho anh số điện thoại.
A: Vâng, nhờ anh đọc giúp.
B: Tôi là B có số điện thoại ０３－３３６８－６３８１
A: Chúng tôi sẽ gọi lại. Anh B có số điện thoại là ０３－３３６８－６３８１nhỉ.
B: Vâng, đúng vậy.
A: Tôi sẽ báo lại chính xác cho ông C.
B: Vâng, làm phiền anh.
A: Tôi hiểu rồi.
B: Vậy thì tôi ngắt máy đây.
A: Chào anh
Hanoilink.
Tôi đã đi Thực tập sinh Nhật Bản ở công ty. Hiện tại tôi đang làm Thực phẩm ở tỉnh Kyoto - Nhật Bản. Cảm ơn Intrase đã cho em cơ hội để sang Nhật Bản học tập và làm việc
Công ty là một công ty phái cử tốt. Chi phí xuất cảnh hợp lý. Môi trường đào tạo rất khắt khe. Cảm ơn Quý công ty đã cho em cơ hội đến Nhật
